這 10 個免費的新微軟工作術,和你想的不一樣!

| May 23, 2015

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許多上班族可能認命的認為自己離不開微軟 Office 軟體, 許多新團隊則認為微軟的工具已經落伍,但這兩種看法或許都沒有看到微軟這兩年來的許多改變,以及他們在雲端化、行動化思維下推出的一系列新工具、新應用,全新的微軟工作術可能不再是落後的一方,並且需要傳統 windows 用戶也一起改變思維,進入不同的工作效率世界。

對我來說,很多微軟新工具(或者舊軟體的新世代版本)、新方法,現在也開始成為我推薦的選項之一。

不久前,我應政大社團的學弟妹邀請回到校園演講,會後有同學提出需要一個可以層層分類清楚的知識庫服務,我當下便說如果這是對你來說最關鍵的使用方式,那 麼你應該先試試看微軟的 OneNote ,而非 Evernote ,對我來說,微軟的 OneNote 在免費化、雲端化後是非常有競爭力的筆記選項。

但是,我也常常在其他企業講座中詢問大家是否知道有 OneNote 時,很多朋友其實不知道原來微軟有這樣一個筆記工具,或者不知道這個專業的筆記軟體可以免費在各種平台上使用。

這其實有點可惜,微軟這幾年努力轉變所提供的新工作流程、新免費服務,無論是對一直守在 Office 的人或遠離 Office 的人來說都可能尚未發現其價值。所以,今天這篇文章,讓我來對這一系列微軟在工作工具與方法上的變革做一個整理,推薦上班族們值得一用的 10 個免費的微軟新應用。

紙本數位化是一個關鍵的工作流程,不只是把紙張變成數位檔案,更重要的是能在數位裝置上讀出這些紙本上的內容,讓我們在未來更容易從各種軟體、行動裝置上搜尋、使用,這樣的紙本數位化反而可以讓紙本「延伸出更有彈性的利用方式」。

像是我之前撰寫過的「 Evernote 筆記術」、「 Google Drive 工作術」 中,將紙本數位化都是一個最佳化工作利用的必備流程。

但是,上述的紙本數位化效果,可能都比不上微軟最新推出的這款「 Office Lens 」Android 與 iOS App ,透過這款微軟新 App 來掃描紙本,可以將辨識出多國語言(包含中文)內容,轉換成可編輯的 Word 檔案,並且正確度比 Evernote 和 Google Drive 都高(唯一的問題大概就是他在作業流程上一定要使用 OneDrive )。

把一切原本不可編輯的文件,變成可以編輯的 Word ,這對工作來說可以解決許多問題,除了前一個提到的紙本轉成 Word 檔案外,其實從兩年前的微軟 OneDrive 開始就支援線上把我們的 PDF 檔案轉換成可編輯 Word 檔案。

而 OneDrive 是免費的(並且有很多額外贈送空間:微軟送所有 Dropbox 用戶額外 OneDrive 100GB 空間),這個 PDF 轉 Word 的服務也是免費的,並且效果可能還是最好的選擇之一。

除了可能略輸我最近發現的一個免費 PDF 轉 Word 服務:「PDF 轉 Word 線上 Cometdocs 完美的中文版面轉檔」之外,微軟 OneDrive 的 PDF 轉 Word 效果明顯優於目前 Google Drive 上的 PDF 轉 Word 成果,也優於大多數轉擋工具。

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以前我們使用 iPad、 iPhone 或 Android 時,可能煩惱在行動裝置上應該安裝甚至購買哪個 App ,才能最好的編輯微軟 Officc 文件檔案?

但是現在我們不用擔心這個問題了,因為微軟在行動裝置上免費推出的全新 Office Word、 Excel、 PowerPoint App 就是最好的選擇,不僅相容度高,而且編輯功能完整,速度流暢,可以讓我們在行動裝置上進行專業的文書編輯工作。

不僅是 Office 在行動裝置端完全免費,微軟甚至還讓雲端的線上 Office Online 也可以免費使用,基本上如果你不想安裝付費的單機 Office 軟體,那麼行動端與網站端的免費 Office 也足夠解決文書編輯需求:「免安裝破解 Office 最快免費編輯Word Excel PPT方案」。

微軟的 OneDrive 加上 Office Online ,基本上就像是 Google Drive ,讓我們可以在雲端硬碟網站中直接編輯所有的 Word、 Excel、 PPT 文件,而且 Office Online 一樣支援多人即時線上編輯等功能。

更棒的是,新時代的微軟甚至願意開放自己的 Office ,讓其他應用可以進行整合。例如微軟 Office 與 Dropbox 的合作,讓 Dropbox 用戶可以在 Dropbox 雲端硬碟網頁中編輯已經同步的 Office 文件,並且編輯完成後,檔案還直接存回 Dropbox 。

微軟的新工作術更強調雲端之間的同步與合作,甚至開放跨越不同 App 來完成同樣的工作。

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